Можно ли распечатать электронную подпись

Короткий ответ: распечатать электронную подпись нельзя. То, что печатается — картинка со сведениями о подписи, а не сама подпись. Проверить её можно только в электронном файле. Ниже разберём, почему так устроено и что делать, когда бумажную копию требует проверяющий.

Почему подпись нельзя напечатать

Электронная подпись — это результат криптографического преобразования содержимого файла. Технически это набор данных, привязанный к конкретному документу и к вашему закрытому ключу.

При проверке программа заново вычисляет значение по содержимому файла и сравнивает с тем, что в подписи. Если совпало — документ не менялся с момента подписания. На бумаге такую проверку выполнить невозможно: там нет ни файла, ни данных подписи, только их изображение.

Что можно напечатать

• Документ со штампом подписи. Если PDF подписан с визуализацией по ГОСТ, штамп попадёт на печать вместе с содержимым
• Сведения о сертификате. Владелец, номер, срок действия, кем выдан — можно вывести из свойств сертификата
• Протокол проверки подписи. Некоторые программы формируют отчёт о результатах проверки, его можно распечатать

Всё это — справочная информация для человека, а не юридическое подтверждение.

Что делать, если бумажную копию требует проверяющий

Ситуация встречается регулярно: договоры подписаны электронно, а проверяющий просит распечатанные экземпляры с подписями в местах, где они должны стоять.

• Передайте электронные файлы — документ и файлы подписи, если она отсоединённая
• Приложите распечатку документа со штампом визуализации, если он есть, как справочный материал
• Объясните, что проверка подписи возможна только в электронном виде

Согласно закону 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признаётся равнозначной документу на бумажном носителе с собственноручной подписью — кроме случаев, когда закон прямо требует бумажный документ.

Как сделать штамп на документе

Если нужна визуализация подписи в самом документе, для PDF это делается через КриптоПро PDF и Adobe Acrobat. Штамп по ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит:

• Фразу «Документ подписан электронной подписью»
• Номер сертификата ключа электронной подписи
• Фамилию, имя, отчество владельца сертификата
• Срок действия сертификата
• Дополнительно — герб, эмблему или логотип организации

Названия организации и времени подписания в таком штампе не будет: стандарт этого не предусматривает, подразумевается, что название организации есть в тексте документа.

Как проверить подпись правильно

Проверка делается в электронном виде, и способов несколько.

• В программе подписания — КриптоЛайн, КриптоАРМ и другие умеют проверять подпись и показывать владельца
• В Adobe Acrobat — для PDF со встроенной подписью проверка выполняется автоматически при открытии, результат на вкладке «Подписи»
• Онлайн-сервисы проверки — есть у КриптоПро и на Госуслугах: загружаете файл и получаете результат

Про отсоединённую подпись

Если подпись отсоединённая, рядом с документом лежит отдельный файл .sig. Напечатать его содержимое технически возможно — это текст, — но смысла в этом нет: проверить подпись по распечатке нельзя.

Передавать нужно оба файла: документ и подпись. По отдельности они не работают.

Частые вопросы

Можно ли поставить штамп на каждую страницу?

Средствами КриптоПро PDF — нет, штамп размещается в выбранной области документа. Если нужна отметка на каждой странице, придётся добавлять её отдельно как изображение до подписания.

Останется ли подпись действительной после истечения сертификата?

Если при подписании не использовалась доверенная метка времени, после окончания срока действия сертификата подпись может перестать проходить проверку. Метка времени фиксирует момент подписания и требует отдельного продукта с лицензией.

Заверяет ли нотариус электронные документы?

Нотариус может удостоверить равнозначность электронного документа бумажному. Это не то же самое, что распечатка: получается отдельный нотариальный документ. Порядок и стоимость уточняйте у нотариуса.

Что делать, если документ пришёл только со штампом, без файлов подписи?

Проверить такую подпись нельзя. Если нужна юридическая значимость, запрашивайте у отправителя электронные файлы: сам документ и файл подписи.

Если нужно разобраться с подписанием документов или настроить визуализацию подписи в PDF — подключусь удалённо и настрою. Общий порядок проверки, если подпись не работает: ЭЦП не работает — что проверить самостоятельно.