Как дать бухгалтеру право подписи: подпись сотрудника и МЧД

Ситуация типовая: подпись оформлена на руководителя, а отчётность сдаёт бухгалтер. Передавать ему токен с директорской подписью нельзя — с сентября 2023 года сотрудники работают своей подписью физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью. Разберём, как это устроено и что нужно сделать.

Почему нельзя просто отдать токен

• Закон требует хранить ключ в тайне. Закон 63-ФЗ прямо обязывает владельца обеспечивать конфиденциальность закрытого ключа. Передача подписи другому человеку это требование нарушает.
• Отвечает владелец подписи. Всё, что подписано директорской подписью, юридически подписано директором — независимо от того, кто фактически нажимал кнопку.
• Ключ ФНС физически неизвлекаемый. Сертификаты налоговой выпускаются так, что скопировать закрытый ключ на другой носитель невозможно. Это не сбой настройки, а заложенное ограничение.
• Сотрудники должны работать своей подписью. С сентября 2023 года подпись сотрудника юрлица — это подпись физического лица плюс доверенность.

Как это работает правильно

Схема состоит из двух частей: личная подпись сотрудника и доверенность, которая описывает, что именно он вправе подписывать.

• Подпись физического лица. Бухгалтер получает квалифицированную подпись на себя — как частное лицо, а не как сотрудник организации
• Машиночитаемая доверенность (МЧД). Электронный документ в формате XML, который вы подписываете своей подписью руководителя и в котором указываете полномочия бухгалтера
• Регистрация доверенности. МЧД загружается в информационную систему того портала, где будет использоваться

После этого бухгалтер подписывает документы своей подписью, а МЧД подтверждает, что он делает это от имени организации.

Порядок действий

• Шаг 1. Бухгалтер получает подпись физического лица — в любом аккредитованном удостоверяющем центре
• Шаг 2. Вы создаёте МЧД: указываете данные организации, данные сотрудника, срок и перечень полномочий
• Шаг 3. Подписываете доверенность своей подписью руководителя
• Шаг 4. Регистрируете МЧД в нужной системе — у ФНС, оператора ЭДО, на торговой площадке
• Шаг 5. Настраиваете рабочее место бухгалтера: КриптоПро, драйвер носителя, браузер, сертификат
• Шаг 6. Проверяете вход и подписание от имени организации

Пятый шаг обычно и вызывает сложности: подпись у бухгалтера новая, компьютер не настроен, и всё это нужно к сроку сдачи отчётности.

Где создать доверенность

МЧД — это файл в формате XML, и создать его можно несколькими способами. Единой обязательной точки нет: выбор зависит от того, где доверенность будет применяться.

• Сервис ФНС. У налоговой есть бесплатный сервис создания доверенностей. Подходит, когда МЧД нужна для сдачи отчётности и работы с сервисами ФНС
• Оператор электронного документооборота. Диадок, СБИС, Такском и другие операторы имеют встроенные конструкторы МЧД. Удобно, если вы уже работаете через одного из них
• Портал, где нужна доверенность. Часть торговых площадок и информационных систем позволяет оформить МЧД в своём интерфейсе
• Отдельные сервисы удостоверяющих центров. У ряда УЦ есть платные продукты для выпуска и учёта доверенностей — имеет смысл при большом числе сотрудников

Механика везде примерно одинаковая: вы заполняете данные организации и сотрудника, выбираете полномочия из списка, указываете срок и подписываете результат своей подписью руководителя. На выходе получается XML-файл.

Куда её потом загрузить

Созданный файл сам по себе не работает — доверенность должна быть зарегистрирована в той системе, где будет применяться.

• Для отчётности — в сервисах ФНС либо через оператора, через которого сдаёте
• Для электронного документооборота — у своего оператора ЭДО
• Для торговых площадок — в личном кабинете каждой площадки отдельно

Одна и та же доверенность в разных системах регистрируется, как правило, по отдельности. Поэтому если бухгалтер работает и с отчётностью, и с ЭДО, регистрировать придётся в обеих.

Что учесть при создании доверенности

• Полномочия задаются кодами. Это не свободный текст: у каждого действия свой код, и в разных системах наборы отличаются
• Одна МЧД — один портал. Как правило, доверенность регистрируется отдельно в каждой системе, где она нужна
• У доверенности есть срок. По истечении она перестаёт действовать, и её нужно выпускать заново
• Отзыв возможен. Если сотрудник уходит, доверенность отзывается, а его подпись остаётся при нём — она личная

Частые сложности

• МЧД не принимается порталом. Обычно дело в кодах полномочий: указаны не те, которых требует конкретная система.
• Доверенность есть, а подписать не получается. Проверьте, зарегистрирована ли МЧД именно в той системе, где вы работаете.
• Подпись бухгалтера не видна на компьютере. Это уже вопрос настройки рабочего места, а не доверенности.
• Не совпадают данные. Сведения в МЧД должны соответствовать данным в сертификате сотрудника.

Когда МЧД не нужна

• Руководитель подписывает документы сам своей подписью
• Индивидуальный предприниматель работает без сотрудников
• Система пока принимает подписи сотрудников без доверенности — такое встречается, требования у порталов вводились не одновременно

Если не уверены, нужна ли доверенность в вашем случае, проще уточнить в поддержке конкретного портала: требования отличаются.

Чем помогаю я

Создание самой доверенности — задача владельца подписи: это юридический документ, и оформлять его должен руководитель. Моя часть начинается там, где появляется техника.

• Настройка рабочего места бухгалтера под новую подпись физлица
• Установка КриптоПро, драйверов носителя, браузера и сертификата
• Проверка, что вход и подписание от имени организации работают
• Разбор ситуации, когда доверенность оформлена, а портал её не принимает

Опишите задачу — скажу стоимость и ближайшее время подключения. Общий порядок диагностики, если подпись не работает: ЭЦП не работает — что проверить самостоятельно.